Porquê Usar Respostas Automáticas de Email

out of office messages

Porquê Usar Respostas Automáticas de Email

Escrever e ativar respostas automáticas de email não é certamente a primeira coisa que nos vem à cabeça quando nos estamos a preparar para tirar uns merecidos dias de férias ou a organizar uma importante viagem de trabalho.

Vamos ser francos: para a grande maioria, é uma tarefa tediosa e ingrata por não saber bem o que escrever ou se vale de facto a pena ter esse cuidado.

As respostas automáticas de email são por esse motivo esquecidas ou descartadas á partida, sem nos darmos conta da sua utilidade, que vai muito além da finalidade óbvia.

 


As respostas automáticas de email são de facto importantes?


Regra geral, não nos damos conta da existência das respostas automáticas de email e desvalorizamos a sua utilidade. Isto apesar de médicos e cientistas nos alertarem vezes sem conta sobre a importância de nos conseguirmos desligar de tudo que seja relacionado com trabalho - especialmente, emails - fora das horas de expediente.
 

Estudos demonstram que tirar férias da nossa "caixa de entrada" contribui para reduzir o stress e aumentar a nossa produtividade. E ainda assim, não fazemos o esforço de tomar a medida mais óbvia - ativar uma resposta automática de email para nos fazer sentir menos ansiosos em relação a questões de trabalho quando estamos temporariamente ausentes.
 

Alguns até poderão argumentar que respostas automáticas de email podem ter um impacto negativo na imagem de "profissional competente e confiável" e desperdiçar valiosas oportunidades de negócio.
 

Muito pelo contrário. As respostas automáticas de emails podem ser uma ferramenta incrível tanto para manter o profissionalismo e a atenção para com colegas, superiores e clientes, como para atrair novas leads ou mais visitantes para o nosso blog ou o nosso website.
 



Como tirar o máximo proveito das respostas automáticas de email 


Dedicar mais cuidado às respostas automáticas de email pode traduzir-se em mais oportunidades para promover conteúdos, produtos e serviços e estabelecer contacto com clientes, colegas e fornecedores, de forma mais personalizada e "humana".

Ficam 3 dicas para tirar o máximo proveito das respostas automáticas de email (e alguns exemplos para servir de inspiração):


 

1. Não usar apenas para férias

A maioria das pessoas apenas utiliza respostas automáticas de email quando se prepara para um longo período de férias ou longos períodos de ausência do escritório.

No entanto, a mensagem de out of office também pode ser útil quando está a trabalhar, mas temporariamente ausente ou indisponível:

Quando está a viajar em trabalho
Quando tem acesso limitado a emails e ligação wifi
Quando está num evento da empresa
Quando está numa conferência

 

Olá,

Estou fora do escritório para participar nesta incrível conferência - [nome conferência/lugar] - e vou estar com acesso limitado a emails até [data ou hora].

Se também estiver presente, seria uma boa oportunidade para falarmos pessoalmente. Visite o nosso stand ### ou venha assistir à minha palestra no dia [data] às [horário] em [lugar].

Entretanto, irei responder ao seu email assim que possível.
 

Obrigada pela compreensão e boa semana!

 

respostas automáticas de email

 

Usar uma resposta automática de email é uma forma eficaz de responder aos seus contactos de forma imediata, mesmo que seja apenas para os informar que só poderá responder mais tarde, afastando preocupações.

 

 

2. Oferecer algo em troca

Em vez de conduzir os seus contactos a um beco sem saída, a melhor opção será oferecer algo ou partilhar um recurso que poderá ser de interesse para o seu público-alvo. Pense nas pessoas que mais o contactam por email e tire proveito da resposta automática para criar novas oportunidades de negócio ou promover conteúdo específico.

 

Olá,

estou a aproveitar as minhas férias de verão e como tal, não vou conseguir responder ao seu email antes de [data].

Se for um assunto urgente, por favor reencaminhe a sua mensagem para [nome, email, telefone].

Sabia que estamos a organizar um webinar gratuito sobre [assunto] para dia [data e hora]? Para garantir o seu lugar, faça já a sua inscrição online aqui [link para formulário de inscrição].

 

Até breve,

 

Olá,

Obrigada pela mensagem! Neste momento, estou a bordo de um avião e sem acesso à Internet.

Se precisar de uma resposta imediata, por favor envie o seu email para [nome e email], que irá cuidar de si enquanto estiver a 35 mil pés de altitude.

Por acaso, contactou-me para saber mais sobre [serviço ou produto]? Nesse caso, embarque numa viagem de descoberta pelo nosso mais recente caso de sucesso, exclusivamente acessível através deste link (link de download).

Agradeço que permaneça sentado/a, com as costas direitas e o cinto de segurança apertado. Desejo-lhe uma boa viagem :)

Até já.

 

 

3. Tornar a mensagem humana e memorável

Nos últimos anos, as formas automatizadas de comunicação tornaram-se mais comuns. De facto, na maioria das vezes, ficamos na dúvida se do outro lado está uma pessoa real ou apenas mais um chat bot, programado para adaptar as suas respostas a diferentes situações.

Mesmo que o termo seja o de "resposta automática de email", esta é a oportunidade ideal para dar um toque humano à sua mensagem e torná-la memorável para os seus contactos.

 

Olá,

hoje não estou no escritório. E por um motivo muito especial: estou a passar alguns dias de férias para celebrar o 5º aniversário da minha filha.

Em homenagem a esta ocasião tão especial, quero dedicar 100% do meu tempo a momentos em família e não irei conseguir ver o seu email antes de [data]. Se precisar de ajuda urgente, por favor entre em contacto com a minha/meu maravilhosa assistente/colega [nome] através do endereço [email].

Tenha um bom dia!
 

 

Konnichiwa!

Quando receber esta mensagem, o mais provável é estar a deliciar-me com 1001 variedades de ramen e sushi, do outro lado do mundo, no Japão. Estarei de regresso ao trabalho e à clássica combinação do café e pastel de nata a partir de [data].

Se precisar de assistência imediata, por favor, reencaminhe a sua mensagem para [nome e email].

Não vou ter acesso a emails, mas, em compensação, pode acompanhar a minha aventura por terras do sol nascente através do Instagram @myhandle.

Qual é a sua viagem de sonho? 

 

respostas automáticas de email viagem

 

 

Inspirado? Respostas automáticas de email podem ajudar-nos de várias formas.


Podem ser ótimos desbloqueadores de conversa com colegas e clientes, quando lhe perguntam sobre a conferência em que participou ou a viagem que fez, sendo um ponto de partida para conhecê-lo como um ser humano completo.
 

Podem funcionar como uma cortesia para pessoas que o tentam contactar e/ou uma defesa contra o desperdício de oportunidades de negócio na sua ausência.  
 

Além disso, as respostas automáticas de email ajudam-no a criar hábitos de email mais saudáveis. Eventualmente, vai perceber que a maioria dos emails não é verdadeiramente urgente, vai aprender a desligar-se, com mais frequência e a dar prioridade ao seu descanso e à sua vida pessoal, fora do horário de trabalho.